Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa on kuvattu henkilötietojen käsittelyä Lohjan Purjehtijat ry:ssä. Lisäksi on kuvattu tietojen käsittely LP:n verkkopalveluissa.

Henkilötietojen käsittely Lohjan Purjehtijat ry:ssä

Jäsenrekisterin, leiri-ilmoittautumisrekisterin ja kilpailurekisterin tietosuojaseloste

Seuraavassa selvitetään käytäntöjä, jotka koskevat LP:n jäsenistöä sekä kilpailuihin osallistuvia henkilöitä.

Rekisterinpitäjä

Lohjan Purjehtijat ry, Nuottatie 1, 08100 Lohja. Tietosuojavaltuutettuna toimii LP:n puheenjohtaja Kari Sinivuori, k.sinivuori@gmail.com.

Rekisterien yhteyshenkilönä toimii LP:n sihteeri Marja-Leena Suomi, marjaleenasuo@gmail.com.

Jäsenrekisteri

Jäsentemme henkilötietoja käsitellään jäsenrekisterissä jäsenyyteen perustuvan oikeutetun edun ja jäsenen ja LP:n välisten sopimusten täytäntöön panemiseksi.

Jäsenistä kerätään ja tallennetaan jäsenrekisteriin seuraavat tiedot: etunimi, sukunimi, sukupuoli, titteli, syntymäaika, osoite, postitoimipaikka, postinumero, sähköpostiosoite, matkapuhelinnumero, kieli, liittymispäivä sekä jäsenen veneeseen liittyvät tiedot.

Jäsenistä ei kerätä muita tietoja, ellei tulevaisuuden lainsäädäntö tai kerhon toiminta sitä edellytä.

Tiedot tallennetaan Suomen Purjehdus ja Veneily ry:n yhteisrekisteriin Suuliin.

Jäsenrekisterin tiedot ovat ensisijaisesti jäsenen LP:lle antamia tietoja tai jäsenyyden voimassaolosta muodostettuja tietoja. LP kerää henkilötietoja suoraan jäseniltään seuraavissa yhteyksissä:

· jäsenyyden hakeminen tai jäsenen suosittelu,

· laituripaikan tai talvisäilytyspaikan hakeminen,

· vartiovuorojen järjestäminen,

· tapahtumiin osallistuminen, sekä

· jäsenen vastatessa jäsenkyselyihin ja jäsenen antaessa palautetta tai ollessa muutoin LP:en yhteydessä.

Julkaisemme tiedot seuraavasti:

· nettisivuilla: hallituksen ja toimihenkilöiden nimi, puhelinnumero ja sp-osoite

LP:n jäsen- ja laituri- ja poijupaikkahakemuksissa kerrotaan, että lomakkeessa olevat kohdat tallennetaan LP:n jäsenrekisteriin. LP:n jäsenyyden edellytyksenä on tietojen keräämisen hyväksyminen. Jäsenistä kerätään vain ne tiedot, joita tarvitaan jäsenrekisterin ylläpitoon ja jäsenen kanssa tehtyjen sopimusten toimeenpanoon.

LP:n kilpailurekisteri

LP:n järjestämien kilpailuiden ilmoittautumisista kerätään seuraavat tiedot kilpailurekisteriin:

· Kipparin tiedot: etunimi, sukunimi, ikä, sukupuoli, seura, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, puhelinnumero, sähköpostiosoite

· Miehistön tiedot (vapaamuotoinen kenttä, tarkoitettu miehistön nimien luettelemiseen)

· Veneen tiedot: purjenumero, nimi, veneen tyyppi, tasoitusluku ja siihen vaikuttava varustus.

· Lisätiedot (vapaamuotoinen kenttä), IP-osoite ja aikaleima.

Ilmoittautumistietoja säilytetään korkeintaan kaksi vuotta.

Julkaisemme seuraavat tiedot osallistuja- ja tulosluetteloissa LP:n internet-sivujen lisäksi sosiaalisessa mediassa (Facebook, Twitter, Instagram)

· Veneen tiedot: purjenumero, nimi, veneen tyyppi, tasoitusluku ja siihen vaikuttava varustus

· Kipparin tiedot: etunimi, sukunimi, seura, miehistön tiedot

· Tulos

· Kilpailuluokka (joka yksilökilpailuissa voi ilmaista sukupuolen tai iän)

Osallistuja- ja tulosluetteloita LP säilyttää toistaiseksi.

Muuta

Rekisterien suojaaminen, tietojen luovutukset ja siirrot

Tietoja käsitellään pääosin yhdessä sijainnissa LP:n majalla Nuottatie 1:ssä Lohjalla. Jäsenrekisteriin on pääsy suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin suojatoimin, kuten käyttöoikeusrajoituksin ja salasanoin sekä rajoittamalla pääsy fyysisiin tiloihin.

LP voi luovuttaa jäsenen henkilötietoja kolmansille osapuolille vain niissä tilanteissa, jotka on kuvattu tässä selosteessa. LP voi siirtää henkilötietoja palveluntarjoajille ja alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja LP:n toimeksiannosta.

Edellä esitetyn lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille myös ilman henkilön antamaa suostumusta, mikäli laki tai viranomaismääräys velvoittaa luovuttamaan tietoja. LP ei pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Mahdollisten siirtojen osalta noudatamme voimassaolevia lakeja ja asetuksia.

Henkilötietojen säilytysaika

Jäsenrekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina niiden tässä selosteessa kuvatun käyttötarkoituksen kannalta. LP määrittelee tietojen poistoajat ja poistamiskäytännöt sekä huolehtii vanhentuneiden ja tarpeettomien tietojen poistamisesta.

Riitojen ratkaisu

LP pyrkii aina ratkaisemaan mahdollisen erimielisyyden suoraan rekisteröidyn kanssa. Rekisteröidyllä on kuitenkin oikeus saattaa henkilötietojensa käsittelyä koskeva erimielisyys myös tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.

Rekisteröidyn oikeudet

Mikäli sinulla on käyttäjätili tälle sivustolle tai olet jättänyt kommentteja, voit pyytää koostetiedostoa omista henkilötiedoistasi, sisältäen kaiken henkilötiedon, jonka olet meille antanut. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistoa. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaista henkilötietoa, joka meidän on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä.

Tietojen luovutus

Vierailijoiden kommentteja saatetaan tarkistaa automatisoidun roskapostiestopalvelun kautta.